Tapahtuma on iso investointi – ja siksi sisältöjen hyödyntäminen on tärkeää
Yrityksille ja organisaatioille tapahtumat ovat usein suuri ponnistus, niin ajallisesti, taloudellisesti kuin resursseiltaankin. Onnistunut tapahtuma tuo yhteen oikeat ihmiset ja jakaa asiantuntijatietoa, mutta tapahtuman vaikuttavuus ei rajoitu vain itse tilaisuuteen – sen potentiaali ulottuu laajemmalle.
Liveraportointi, sisältöjen reaaliaikainen jakaminen ja tapahtumasta johdettavat artikkelit auttavat viestimään tapahtumasta myös niille, jotka eivät päässeet paikalle. Samalla ne antavat tapahtumalle pidemmän elinkaaren, kasvattavat organisaation näkyvyyttä ja vahvistavat asiantuntijaprofiilia. Kun sisältöjä hyödynnetään monipuolisesti eri kanavissa, tapahtuman arvo moninkertaistuu.
”BBC reporting live from Tampere-talo”
Kuidun kiitotie -tapahtuman panos-tuotos-suhdetta lähdettiin kasvattamaan Finnet-liiton ja BBC:n yhteistyönä. BBC vastasi Tampere-talossa liveraportoinnista, somesisältöjen tuotannosta sekä jälkituotantona julkaistuista artikkeleista. Sisällöntuotannolla autettiin varmistamaan, että tapahtuman arvokas sisältö jatkaa elämäänsä tapahtuman päätyttyä ja toimii pohjana myös tulevien tapahtumien viestinnälle – sekä toki helpottaa järjestävän organisaation työtaakkaa hektisessä tapahtumaympäristössä.
Livesisältöjen ulkoistaminen: muista nämä!
Onko teillä tulossa tapahtuma, johon olisi hyvä saada sisällöntuotannon apua ulkopuolelta? Muista ulkoistuksessa muutama tärkeä seikka.
- Määrittele tärkeimmät teemat ja tavoitteet
Sisällöntuottajalle on tärkeä kirkastaa tapahtuman pääteemat ja viestinnälliset tavoitteet. Näiden pohjalta sisällöntuottaja osaa kiinnittää huomiota oikeisiin nostoihin. - Sopikaa työnjako ja kanavien käyttö
Missä ja kuinka nopeasti haluatte tapahtuman sisällön näkyvän? Reaaliaikainen viestintä on liveraportoinnin vahvuus, mutta edellyttää selkeää suunnitelmaa. Päättäkää etukäteen, kuka hallinnoi kanavia ja vastaa sisältöjen julkaisusta. Jos sisällöntuottaja hoitaa tämän, hänelle on hyvä antaa pääsy kanavien hallintaan ja vapaat kädet nostaa esiin tapahtuman kohokohtia. Vaihtoehtoisesti voitte hoitaa julkaisut itse. - Hyödyntäkää sisältöä pitkällä aikajänteellä
Tapahtumasisällöt kannattaa hyödyntää monipuolisesti: moni teema ansaitsee tulla toistetuksi ja nostetuksi myös myöhemmissä tarpeissa. Voitte käyttää artikkeleita, kuvamateriaalia tai videoita mm. seuraavan tapahtuman markkinoinnissa tai brändiviestinnässä. - Sopikaa palautteesta ja kehittämisestä
Käykää tapahtuman jälkeen läpi, mikä toimi ja mitä voisi parantaa. Näin saatte jatkuvasti paremman hyödyn sisällöntuotannon ulkoistamisesta tulevissa tapahtumissa.
Asiakkaalta:
”Yhteistyö on sujunut hyvin jouhevasti ja luottamuksella. Lopputulos on ylittänyt odotukset. Kiitos siitä.”