Briiffi on suunnittelutoimistoissa laajalti käytetty termi, jolla viitataan tarvekartoitukseen tai toimeksiannon määrittelyyn. Se voidaan tehdä suullisesti tai kirjallisesti, parhaassa tapauksessa molemmilla tavoilla.
Kirjallinen briiffi virittää tilaajan ajattelemaan toimeksiantoaan riittävän tarkasti ja kertoo, mitä asioita suunnittelijan tulee tietää onnistuakseen omassa työssään; suullisessa läpikäynnissä päästään hyvän pohjatyön ansiosta heti lisäkysymyksiin ja pintaa syvemmälle.
Ohjeita briiffaajalle:
1. Taustoita yritys ja sen viestintäympäristö
Suunnittelijan tulee päästä yrityksesi nahkoihin. Esittele yrityksesi tausta, toimiala, strategia ja visio. Käy läpi viestintäympäristö (missä viestintää tehdään, millä resursseilla) ja mahdollinen viestinnän ohjeisto, josta selviää talotyyli.
2. Ole selkeä tavoitteissasi
Tätä ei voi painottaa liikaa: jos tavoite on epäselvä, sitä kannattaa työstää ennen toimeksiannon antamista. Teet siinä palveluksen itsellesi: pysähtyminen, ajattelu ja tavoitteiden kirkastaminen on tärkeää sisäistä työtä joka yrityksessä – ja se vie aikaa. Samalla jokainen toimeksianto on mahdollisuus tarkistaa yrityksen strategista kurssia.
Pyri muotoilemaan tavoitteesi SMART-määrityksen mukaisesti, jolloin tavoitteesi on:
- Specific: Selkeästi rajattu
- Measurable: Mitattava
- Attainable: Saavutettavissa oleva
- Relevant: Relevantti eli oikeaan suuntaan vievä
- Time-bound: Aikaan sidottu
3. Tunne kohderyhmäsi
Briiffivaiheen tärkeimpiä tarkistuksia on tunnistaa, kelle tai keille viestintää tehdään. Varaudu käymään läpi ydinkohderyhmäsi profilointia: Millainen tyypillinen ydinkohderyhmää edustava henkilö on, mitä hän arvostaa, mistä hän pitää tai ei pidä, mitkä asiat vievät hänen huomiotaan ja millaisia tavoitteita hänellä on? Näin viestinnän suunnittelijalla on selkeä käsitys, millaiselle henkilölle hänen tekstinsä puhuu. Jos et ole täysin varma asiakasprofiilistanne, käy aihetta etukäteen läpi heidän kanssa, jotka ovat yrityksessänne eniten asiakasrajapinnassa.
4. Ole analyyttinen aiemmista kokemuksistasi
Aiemmat kokemukset voivat antaa suunnitteluun tärkeitä suuntaviittoja. Jos plakkarissa on dataa aiempien viestintätehtävien onnistumisista tai epäonnistumisista, nämä on hyvä käydä analyyttisesti läpi: miksi tässä onnistuttiin, mutta tässä ei? Liikaa ei yksittäisiin kokemuksiin kannata jumiutua, sillä syitä lopputulokseen voi olla monia, mutta vähintään kirkkaat kokemukset siitä, että “tätä meidän kannattaisi monistaa” on hyvä saattaa suunnittelijan tietoon.
5. Ole realistinen resursseista
Kaikki ottaa aikaa ja siten myös rahaa, joten mieti, minkä osan viestinnästä olet ulkoistamassa, mitä voit mahdollisesti tuottaa omin voimin, mitä kanavat on mahdollista hallita laadukkaasti ja mitä voisi aikatauluttaa tuonnemmaksi. Realistinen budjetti-, aika- ja henkilöstöraami on tärkeä tunnistaa, jotta suunnittelulla on toteuttamiskelpoiset lähtökohdat.
———
Pyydä briiffipohja käyttöösi
Big Boy Company käyttää omaa kirjallista briiffipohjaa, jolla startataan uusien asiakkaiden kanssa projekteihin. Pohja on käytettävissäsi, jos haluat tutustua siinä esitettäviin kysymyksiin. Pyydä aineisto sähköpostitse: riina@bigboycompany.fi
Takaisin blogiin