Kun BBC lähtee yhteistyöhön uuden yrityksen kanssa, puhutaan usein ensin strategiasta. Ei siksi, että halutaan kuulostaa tärkeältä, vaan siksi, että olisi yhteinen ajatus siitä, mihin yritys toiminnallaan ja siten myös viestinnällään tähtää. Jos minkäänlaista strategiaa ei ole, jäävät viestintäteot helposti irrallisiksi ulostuloiksi ilman linkitystä isomman kuvan suunnitelmaan.
Katsotaan siis tätä viestintäsuunnittelijan tärkeintä työkalua hieman tarkemmin.
Mikä viestintästrategia ja mihin se tähtää?
Yksinkertaistettuna: Viestintästrategia on yrityksen viestintää ohjaava työkalu, joka kertoo, miten liiketoimintastrategian tavoitteita tuetaan viestinnällä ja millaista muutosta viestinnällä haetaan. Viestintästrategia ei siis synny viestinnän kammiossa, vaan vaatii dialogia liiketoimintajohdon ja myynnin kanssa. Ja jotta voidaan tehdä muutos (siihenhän strategia yleensä tähtää) pitää tietää, mikä on nykytilanne. Siten viestintästrategian keskeistä sisältöä on SWOT-analyysi.
Excuse me, SWOT you say?
SWOT-analyysi määrittää yrityksen viestinnän sen hetkiset vahvuudet (strengths), heikkoudet (weaknesses), mahdollisuudet (opportunities) ja uhat (threats). Kyse ei ole post-it –pelleilystä tai summassa heitetyistä arvioista, jotta saadaan lokerot täyteen – vaan investoinnista oleellisen tärkeään ajatteluun: Mitä ihan oikeasti haemme ja millä valmiuksilla? Mikä on markkinatilanteemme ja missä on kasvun mahdollisuudet? Laiska ajattelu kostautuu myöhemmin moninkertaisesti, joten analyyttiseen aivotyöhön kannattaa tässä kohtaa satsata.
Aseta selkeät tavoitteet ja mittarit – ja karsi sitten puolet
Jotta strategian onnistumista voidaan arvioida, on tärkeää asettaa sille selkeät tavoitteet ja mittarit. Näin yritys voi seurata edistystä ja tarvittaessa tehdä korjaavia toimenpiteitä. Esimerkiksi, jos strategian tavoitteena on parantaa asiakaspalautetta, mittarina voi olla asiakastyytyväisyysindeksi.
Yleisin syy strategioiden valskaamiseen on se, että tavoitteita asetetaan yksinkertaisesti liikaa! Olisi kiva tehdä kuusi merkittävää ponnistusta samanaikaisesti, mutta arki tulee vastaan. Kannattavampaa on fokusoida liiketoiminnan kannalta tärkeimpiin tavoitteisiin, rakentaa niiden ympärille toimiva viestintäsuunnitelma ja hoitaa kaksi tavoitetta laadukkaasti eikä kuutta välttävästi.
Huom. Viestintäsuunnitelma ei ole yhtä kuin viestintästrategia! Jos strategiassa määritetään henkilöstötyytyväisyys keskeiseksi tavoitteeksi, vasta suunnitelma kertoo tarkkoina toimenpiteinä, miten sitä tuetaan, seurataan ja budjetoidaan.
Ymmärrä kohderyhmäsi riittävän yksityiskohtaisesti
”Yrityksemme palvelut sopivat kaikille vauvasta vaariin” ei ole kohderyhmämääritelmä. Niin ikään ”yli kolmekymppisen naiset” eivät ole kohderyhmä. Demografiatiedot (ikä, asuinpaikka, sukupuoli jne) on hyvä tunnistaa, mutta tärkeämpää on pyrkiä sukeltamaan perusteellisesti ideaaliostajan päähän, oppia tuntemaan hänet: millainen tyyppi hän on, mitkä ovat hänen ostamisen kimmokkeet tai esteet, mitä hän tavoittelee ja mikä häntä arveluttaa?
Valitse viestintäkanavat ajatuksella
Nyt edellinen vaihe auttaa merkittävästi: Kun ajatus ydinkohderyhmästä on selkeä, on helpompi miettiä, missä kanavissa kohderyhmä viihtyy ja missä heidät tavoittaa. Oikeiden viestintävälineiden valinta vaikuttaa oleellisesti strategian onnistumiseen. Nykyään vaihtoehtoja on lukuisia, kuten sosiaalinen media, verkkosivustot, sähköposti ja perinteiset tiedotusvälineet. Yrityksen tulee valita kanavansa tavoitteista, kohderyhmistä ja budjetistaan käsin.
Herätä viestintästrategia eloon riittävän monessa muodossa
Nyt ollaan saman äärellä, mitä työhakemuksissa: unohda formaattiin puristettu A4, jos se ei palvele tarkoitustaan ja herätä innostusta! Viestintästrategia voi valita muotonsa vapaasti ja monistua moneksi: Power Point, mind map, grafiikka, strategiavideo, huoneentaulu, Trello-kansio. Strategian visualisointi on hyvä keino tuoda strategia eläväksi osaksi työarkea. Esimerkiksi tavoitteiden kuvaaminen ikonein voi auttaa hahmottamaan tavoitteiden toteutumista vuosikellolla.
Luo vuosikello ja seurannan prosessit
Strategia astuu käytäntöön päivä, viikko, kuukausi ja kvartaali kerrallaan. Siksi selkeä vuosikello auttaa käytäntöönpanoa: Mitä vuoden varrella tapahtuu/missä ollaan mukana, mikä on kvartaalin tärkein tavoite; miten se jalostuu kuukauden toimenpiteiksi? Ennalta ja yhdessä määritetty seurannan prosessi varmistaa, että alkaa tapahtua. Strategisia on hyvä pitää nenän edessä työarjessa (esim. yllä mainittu huoneentaulu) sekä ottaa tavaksi kirjata tulokset kuukausittain. Kvartaaleittain on hyvä tarkistaa viestintästrategian yleinen suunta: Ollaanko menossa oikeaan suuntaan vai pitääkö suunnitelmaa päivittää?
◾️◾️◾️◾️
Apua viestintästrategian rakentamiseen
BBC on mielellään yrityksen apuna käytännönläheisen viestintästrategian rakentamisessa. Suunnitteluprojektit toteutetaan vuorovaikutteisina työpajoina, jotta yrityksen sisäinen näkemys kirkastuu ja tavoitteista tulee yhteisiä. Ota yhteyttä, niin jutellaan: 0503453450 tai riina@bigboycompany.fi
Takaisin blogiin