1. Määritä SELKEÄT viestinnän tavoitteet
Tärkeintä strategisessa ja suunnitelmallisessa viestinnässä on tavoitteiden selkeys! Tavoitteiden muotoiluun kannattaa siksi panostaa. Tavoitteet juonnetaan liiketoiminnan tavoitteista ja ne voidaan muotoilla esim. ”bränditunnettuus”, ”asiakastyytyväisyys” tai ”uuden myymälän lanseeraus”, mutta jossain on syytä olla dokumentoituna tarkempi kohdennus ja mittarit. Lisäksi kannattaa varmistaa, ettei tavoitteita ole liikaa. Jokainen tavoite edellyttää joukon toimenpiteitä ja toistoja onnistuakseen.
Lue myös: Miten tehdään viestintästrategia sekä Viestintästrategia paperilta käytäntöön
2. Anna viestinnän tavoitteille symbolit
Tämä ei ole pakollista, mutta parantaa visuaalista muistijälkeä ja auttaa hahmottamaan kokonaiskuvan: Antamalla viestinnän tavoitteille symbolit varmistetaan, että myös yksinkertaisimmissa esityksissä kukin keskeisistä tavoitteista on selkeästi kuvattu. Esimerksiki asiakastyytyväisyyttä voidaan kuvata sydämellä, uuden myymälän avajaisia lokaatiomerkillä ja työnantajamielikuvaa hahmolla. Vaihtoehtoisesti voit käyttää eri tavoitteille eri värikoodeja.
3. Priorisoi tavoitteet kvartaaleittain
On tehotonta ja usein mahdotonta, että jokaista viestinnän tavoitetta viedään eteenpäin samanaikaisesti ja jatkuvasti. Tarvitaan priorisointia. Usein kalenterivuoden tapahtumat, tuotekehityksen sykli, liiketoiminnan luonne ja muut tekijät asettavat luontaisia ajankohtia toimenpiteille. Nämä kaikki kannattaa myös merkitä vuosikelloon.
Osa tavoitteista saattaa olla ”kestoteemoja”, mutta tällöinkin niiden ympärille kannattaa rakentaa kampanjaluonteisia jaksoja ja antaa kvartaaleille omat painotuksensa. Näin varmistetaan, että viestinnässä säilyy struktuuri ja punainen lanka.
4. Luo tehtävälista viestinnän toimenpiteille
Seuraavaksi kullekin tavoitteelle luodaan tehtävälista. Jos esimerkiksi ensimmäisen kvartaalin tavoitteeksi asetettiin asiakastyytyväisyys, tässä kohtaa mietitään keinot sen kehittämiseksi. Tehtävälista voi näyttää esimerkiksi tältä:
- Tuotetaan asiakaskysely koko asiakasrekisterille.
- Järjestetään asiakasraati asiakastyytyväisyyden parantamiseksi.
- Tuotetaan 2 uutta asiakastarinaa / kuukausi.
- Otetaan asiakaspalautteet osaksi tiimin yhteisiä kuukausikokouksia.
- Tuotetaan asiakassitaateista animaatio markkinoinnin tueksi.
5. Johda viestintätehtäviä kuukausi- ja viikkotasolla
Tehtävälista on nyt valmis järjestettäväksi kuukausi- ja viikkonäkymiksi. Viestintätehtävien seurannassa auttaa kanban-menetelmä, joka kuvaa työn etenemistä. Vaiheina ”Tekemättä” / ”Työn alla” / ”Valmis” on usein riittävä ja monessa työkalussa tehtäväkortteja on helppo siirtää ”drag & drop” -tyylillä taululta toiselle. BBC suosii itse Trello-työkalua, mutta vaihtoehtoja on runsaasti.
🖤 🖤 🖤 🖤 🖤 🖤
Yhteenveto: Step-by-step
Kerrataan viestinnän vuosikellon laatimisen stepit ja olet valmis matkaan:
- Määritä selkeät, rajatut viestinnän vuositavoitteet.
- Anna tavoitteille niitä kuvaavat symbolit tai värit.
- Anna kullekin kvartaalille priorisoitu pääteema (sekä kirjaa kvartaaliin liittyvät oleelliset kalenterivuoden / liiketoiminnan tapahtumat),
- Laadi tehtävälista tavoitteille.
- Jalosta tehtävälista kuukausi- ja viikkokohtaiseksi kanban-näkymäksi (esim. Trello-työkalulla).
🖤 🖤 🖤 🖤 🖤 🖤
”Olisi hirveän kiva, mutta nyt ei ole aikaa”?
Tehdään se yhdessä. BBC suhtautuu intohimoisesti yritysten auttamiseen viestinnän organisoinnissa, johtamisessa ja suunnitelmallisessa toteuttamisessa. Tartu puhelimeen tai meilaa, niin katsotaan homma kuntoon! Toimistomme palvelee arkisin klo 7-17.
☎️: 0503453450
Takaisin blogiin